L'entreprise dans le bureau, le technicien sur le chantier

Une entreprise de second œuvre ne tient pas dans un logiciel de gestion généraliste. Elle tient dans deux espaces qui se parlent : celui qui encaisse et facture, et celui du technicien qui se trouve devant une porte.

  • SaaS B2B
  • Application mobile
  • Facturation électronique

SecteurArtisanat et sous-traitance

MarchéBelgique

NaturePlateforme et application installable

LanguesCinq — dont français et allemand

Gestion d'interventions : la liste des factures dans l'espace d'administration. Les valeurs sont floutées, la navigation reste lisible.
L'espace d'administration. Les données sont floutées : la structure, elle, est réelle.

Le problème

Une entreprise d'installation vit de plusieurs métiers à la fois : elle encaisse des commandes, les répartit entre ses techniciens, suit ce qui a été fait, facture, encaisse, paie ses sous-traitants.

Dans la plupart des cas, ces quatre métiers vivent dans quatre outils différents — un logiciel de facturation, une boîte mail pour les commandes, un tableur pour les plannings, un carnet sur le chantier. Aucun ne parle à l'autre, et le technicien n'en a aucun.

S'y ajoute une contrainte administrative européenne : la facturation électronique n'est plus une option, elle passe par un réseau normatif que les logiciels généralistes connaissent mal.

La solution

Les quatre métiers sont regroupés dans deux espaces séparés par des droits, et non par des onglets.

  • Le cœur opérationnelLes interventions : qui est affecté, quand, chez qui, et l'état d'avancement de chacune.
  • La vie financièreDevis, factures, dépenses, reversements et comptes — tous rattachés à l'intervention à laquelle ils appartiennent.
  • Le catalogueDes prestations et des catégories de prestations, plutôt que des lignes libres saisies à chaque fois.
  • La distributionLes sous-traitants sont gérés comme une population à part : ils voient leurs affaires, et pas celles des autres.
  • Les rôlesCinq profils, de l'administrateur au sous-traitant en lecture seule, chacun avec son périmètre.

Et autour, ce qui fait la différence entre un logiciel et un outil : la facturation électronique entrants comme sortante, la lecture des commandes reçues par courriel, et une application installable qui fonctionne là où le réseau est mauvais.

La liste des interventions, chaque carte portant un numéro, un client, un téléphone, une adresse et deux horodatages. Données floutées.
Les interventions, filtrées par état. La navigation à gauche montre les quatre groupes : opérations, ventes et finances, facturation, support.
La liste des factures Peppol envoyées, avec numéro de facture, client, montant, dates et état de paiement. Données floutées.
Les factures envoyées au réseau Peppol : un envoi, un accusé de réception, une traçabilité.
L'écran de gestion des rôles et permissions, listant les profils et leurs droits. Données floutées.
Cinq rôles, du super-administrateur au sous-traitant qui ne voit que ses propres affaires.

Sur le terrain

C'est la partie qui décide si le logiciel sert, ou si on le laisse s'oublier dans un tiroir.

Le technicien n'a pas le temps de remplir des formulaires. Alors l'application s'installe sur le téléphone, fonctionne hors ligne, et lui renvoie ce qui le concerne : ses interventions, ses factures, ses dépenses. Le reste n'est pas dans son écran.

Et comme une intervention change d'état pendant qu'il travaille, l'application le lui signale — sur le téléphone, sans qu'il ait à ouvrir un ordinateur.

L'ampleur

Un produit qui tourne en production depuis des années, dans plusieurs langues de travail. Ce que la base de code et la base de données en disent :

2 431interventions enregistrées

2 186factures émises

5rôles d'accès distincts

S'y ajoutent 86 migrations, 22 écrans métier, 18 modèles de données et une quarantaine de tests automatisés — dont un audit de sécurité complet des routes publiques, des webhooks et des liens de téléchargement.